友人同士2～3人などでする小さな飲み会なら必要ありませんが、
会社行事としての宴会であったり、結婚式の二次会であったり、
多少大きな規模の会には段取りから司会進行までを取り仕切る
「幹事」が必要となります。

まずは会場を決めましょう

出席人数を把握してから場所を押さえる・・・という順番もありますが、
忘年会、新年会、送別会、歓迎会などをはじめとする宴会シーズン
では1～2ヶ月前から人気の店などは予約でいっぱいということも
考えられます。
普通の金曜日、土曜日などでも1～2週間前には埋まるところも
あります。
したがって、店の「仮押さえ」という意味でもまずは電話で予約を
入れるのをお勧めします。

「正確な人数はまた日にちが近付いてから連絡する」で構いません。
また、よほど特別な料理などを頼んでいなければ、基本的に宴会
前日までのキャンセルならキャンセル料も発生しません。

宴会の案内作成と参加者募集

会場の仮押さえが出来ましたら、次に案内状を作って呼ぼうとする
職場の同僚や仲間に知らせます。

• 日時
• 開始時間と終了時間
• 会場(できれば地図も)
• 会費
• 幹事名と携帯電話番号
• 宴会の形式(飲み放題など)
• 参加締め切り日
• 二次会の有無

上記の項目があればまず大丈夫でしょう。
出欠について参加者に名前を書いてもらうのではなく、あらかじめ
こちらで名前をマスに書いておき「参加・不参加」の意思表示をして
もらいましょう。

一週間前にすること

参加者への呼びかけ、広報活動を強化します。
なかなか直前まで参加とも不参加とも言わない人もいます。現在の
参加人数を考えながら、行こうか迷っている人には積極的に参加を
促しましょう。
どんな宴会であっても参加者が少なくては寂しい雰囲気になってしまい
ます。

3日くらい前にすること

一旦参加を締め切り、予約のお店へ人数の連絡を入れる。
この時に、一応いつまで人数変更を受け付けてもらえるか確認して
おくと良いです。
いわゆる「ドタキャン」もあるものと思っておきましょう。
お店側からしても人数が増えるのは何とかなっても、逆に減るのは
食材の関係から困るところも多いです。

当日にすること

私の幹事経験上、参加者10人～15人くらいに1人は当日
どうしてもキャンセルが出るように思います。30人の宴会なら2人位は
体調不良や急用で休まざるを得ない場合がありました。
その際にはすぐに店に連絡をして、都度参加人数を伝えましょう。
当日の午前中のキャンセルなら受け付ける、という所もありました。

食事はキャンセル出来なくても、たいてい「飲み放題はキャンセル」
できます。無理そうでもダメ元で交渉してみましょう。
実際に開始直前に料理をキャンセルをして、頼み込んだところ2人分は
無理でも、1人分なら何とかします・・・。
と融通を利かせてくれたお店もありました。
言ってみるものですね。

ここまでくれば「段取り八分」
確実に宴会の成功に近付いています。